Una orden de principio a fin
Recibir, diagnosticar, presupuestar, trabajar, entregar y cobrar.
El recorrido completo, en el orden en que pasa en el mostrador.
1. Recibir
Órdenes → Recibir equipo. Se busca al cliente por nombre, cédula, teléfono o por la placa de su equipo —que es como se presenta la gente en un mostrador—, se elige el equipo y se escribe lo que dice el cliente en sus palabras. No lo traduzcas a jerga: es lo que vas a querer releer cuando el diagnóstico no cuadre.
Apunta los kilómetros u horas: es lo que dispara el mantenimiento preventivo y lo que prueba cuánto se usó el equipo entre una visita y la siguiente.
Y fotografía cómo entró, sobre todo los golpes que ya traía. Sin eso, cualquier rayón es una discusión; con foto y firma, no.
De aquí sale la etiqueta con QR que se pega al equipo. Al escanearla se abre la orden, y es el mismo enlace que ve el cliente: una etiqueta sirve para las dos cosas.
2. Diagnosticar
Se anotan hallazgos con su semáforo —bien, atención, urgente—, que es lo que el cliente entiende sin que nadie se lo explique. Cada hallazgo puede llevar sus fotos.
3. Presupuestar
Líneas de mano de obra, piezas y trabajos de terceros. Cuando se lo mandas al cliente, deja de editarse: cambiarle el precio a lo que ya vio sería cambiar lo que vio. Si hay que corregirlo, se emite otra versión y la anterior queda.
El cliente lo abre desde su enlace y decide línea por línea. Lo que rechaza no se trabaja, y no genera tarea.
4. Trabajar
Al aprobar, lo aceptado se convierte solo en tareas por hacer.
El técnico entra en Mi trabajo: ve lo que le toca con su orden y su equipo, y pulsa «Empezar». Eso mueve el estado y arranca el reloj a la vez.
- Un técnico tiene un reloj, no varios. Para empezar otra cosa hay que parar la que está corriendo.
- Pausar exige decir por qué. «Falta la pieza» convierte la pausa en la lista de lo que tiene atascado al taller, que es el informe que se mira todas las mañanas.
Si falta una pieza, se aparta del almacén o se pide al proveedor. Apartar y poner son dos cosas distintas: apartada sigue en el estante pero ya está prometida a esa orden; puesta ya está en el equipo y salió del almacén.
5. Controlar
Antes de entregar, alguien que no trabajó en la orden repasa la lista de verificación. Los puntos de medida piden un número con su unidad: «torque de ruedas: 120 Nm» se puede contrastar el día que el cliente vuelve; «revisado» no.
Si no pasa, la orden vuelve al taller y eso cuenta como retrabajo. Es el único indicador de calidad que no se puede maquillar, porque sale de contar.
6. Entregar
El acta dice quién se lo llevó, con qué kilometraje, y lleva su firma en la pantalla. De ahí nace la garantía, con los días y los kilómetros que da tu taller: el plazo se cuenta desde que el equipo vuelve a usarse.
7. Cobrar
La factura sale de lo que ya está escrito: lo que el cliente aceptó y lo que se le puso al equipo. Los anticipos que ya cobraste se descuentan solos.
Un pago no se borra: se anula diciendo por qué. Borrarlo deja la caja cuadrada y la historia falsa, que es la peor combinación.
Lo que se le avisa al cliente, solo
Sin que nadie se acuerde: cuando recibes el equipo, cuando le mandas el presupuesto, cuando se está esperando una pieza, cuando está listo y cuando se lo entregas. Cada correo lleva su enlace de seguimiento, y es siempre el mismo: el de hace tres semanas sigue abriendo.
Qué avisos quieres se elige en la ficha del taller. Vienen todos encendidos porque el taller que no avisa recibe la llamada igual, solo que más tarde y de peor humor.