Configurar la ficha y los campos propios
Añadir a una ficha los campos que tu organización necesita, exigir lo que no puede faltar, ponerle tu ayuda, y ver quién cambió qué.
Las fichas de los maestros —clientes, equipos, repuestos, proveedores, cuentas, la de tu organización— traen los campos de la casa, iguales para todas las organizaciones. Con Configurar la ficha cada organización les añade lo suyo sin tocar lo de las demás.
Dónde está
Se configura en cada producto, en la lista de esa ficha, y lo ve quien tiene el permiso de su catálogo:
- VanyTaller: Clientes, Equipos, Almacén, Pedidos (proveedores) y Cuentas; los contratos, dentro de una cuenta. La ven el Dueño y el Jefe de taller.
- VanyCuenta: la Ficha de tu organización y Clientes y proveedores. La ve quien administra la organización.
Para verlas todas juntas: VanyCuenta → Maestros. Por cada producto dice qué fichas tiene, cuántos campos propios les has añadido, cuántos obligatorios has subido, la última versión y quién la guardó y cuándo, con el enlace Configurar la ficha que te lleva a la pantalla de ese producto.
Lo que se puede
En los campos de la casa:
- Marcarlo Obligatorio en tu organización.
- Añadirle Ayuda de tu organización, que sale debajo de la de la casa.
Campos propios, con Añadir un campo: su nombre, el tipo, la sección donde va y su ayuda → Añadir el campo. Según el tipo se pregunta lo suyo:
| Tipo | Qué guarda |
|---|---|
| Texto, texto largo | Lo que se escriba |
| Número, importe | Una cantidad; el importe, con sus centavos |
| Fecha, fecha y hora | Un día, o un día con su hora |
| Sí o no | Una casilla |
| Lista de opciones | Una de las opciones que escribas (una por línea). Con Se pueden marcar varias, varias a la vez |
| Teléfono, correo | Con la forma de un teléfono o de un correo |
| Cédula, RUC o pasaporte | Una identificación, comprobada como en el resto de la plataforma |
| Otra ficha de este producto | Se elige de otra lista del mismo producto (el proveedor habitual de un repuesto) |
| Cliente o proveedor | Se elige de los Clientes y proveedores de tu organización; si no está, se crea ahí mismo |
Cada producto ofrece los tipos que puede servir: si uno no sale en la lista, ese producto todavía no lo tiene.
De cada campo propio puedes decir además:
- Obligatorio: se exige en las fichas nuevas.
- No se repite: no puede haber dos fichas activas con el mismo valor. Al salir del campo te dice si ya hay una, y cuál.
- Pedirlo solo según otro campo: «solo cuando la Clase es Vehículo o Moto». En las demás fichas ni se ve ni se pide.
Al terminar, Guardar la configuración: «Ficha guardada: versión N.». Caben hasta 20 campos propios por ficha (40 en los equipos).
Las fichas que ya existían
Un campo que se vuelve obligatorio no bloquea las fichas de antes: se pueden seguir corrigiendo sin llenarlo. En la lista salen con Le falta y se pueden filtrar con Solo las incompletas, para ir completándolas. Lo que sí se exige es no vaciar uno que ya tenía valor.
Retirar un campo, y volver a pedirlo
Un campo propio no se borra: se Retira. Deja de pedirse en las fichas nuevas; las que ya lo tenían lo siguen enseñando doce meses, en lectura y como «(ya no se pide)». Después deja de verse en la ficha y queda en la hoja que se exporta. No se pierde nada de lo escrito.
Los retirados salen aparte, con el día en que se retiraron y hasta cuándo se ven. Volver a pedir lo devuelve a la ficha con lo que cada una ya tenía. Lo que no se puede es cambiarle el tipo: para eso se retira y se añade uno nuevo.
Historial de la ficha
Al final de Configurar la ficha está el Historial de la ficha: cada versión, con el día, quién la guardó y qué cambió («Añadió «Lote»», «Retiró «Estantería»», ««Marca» pasó a obligatorio en tu organización»).
Exportar y cargar con los campos propios
Exportar, en la lista de la ficha, baja una hoja con todas las fichas: los campos de la casa, los tuyos y, al final, los retirados. La misma hoja, corregida, se puede volver a cargar: los títulos son los de la ficha. En una lista de varias, las opciones van separadas por punto y coma.
Lo que no se puede, y por qué
- Renombrar, reordenar o quitar lo de la casa: es igual para todas las organizaciones y es lo que los productos leen, y así la ayuda y el soporte sirven a todas.
- En Clientes y proveedores nada se vuelve obligatorio: los crean también el taller, la facturación y los cobros, que no lo piden. Lo que no puede faltar se señala con Le falta.
- Un campo propio que guarde archivos, o que elija a una persona de la plataforma: todavía no.