Los papeles del instituto
Los nueve papeles, qué hace cada uno, de qué carrera, área o materia es, quién abre y cierra cada cosa, y qué ve el soporte de VanyCorp.
En VanyAula hay nueve papeles: los ocho que lideran o aprenden, y la secretaría académica, que es la oficina. No son niveles de un escalafón: son trabajos distintos, y la diferencia entre ellos se resume en dos frases.
Configurar no es operar. Quien deja el instituto listo no califica ni cierra actas.
Aprobar no es hacer. Quien aprueba y cierra no es quien redacta y registra.
Los nueve, en una línea
| Papel | De qué se ocupa |
|---|---|
| Administrador | Deja el instituto listo: catálogos, parámetros, integraciones, personas y sus papeles. No califica ni cierra actas. |
| Rector | Aprueba y cierra. Pone en vigencia carreras y planes, cierra el periodo, publica la convocatoria, otorga títulos. |
| Vicerrector | Lo académico: aprueba PEA y sílabos, autoriza recalificaciones, aplica ajustes curriculares, resuelve el desempeño. |
| Coordinador académico | El motor del día a día: malla, oferta, paralelos, distributivo y horario de su carrera. |
| Líder de área | Revisa y aprueba la planificación —PEA, sílabo, tutorías— de las carreras de su área. |
| Líder de materia | Armoniza una asignatura donde quiera que se dicte: revisa y aprueba su PEA, sus sílabos y sus exámenes, y mira quién la lleva. |
| Secretaría académica | Matrícula, expedientes, actas y trámites. Cierra el acta del curso. |
| Docente | Planifica sus clases, evalúa a sus estudiantes, toma asistencia y registra notas. |
| Estudiante | Consulta lo suyo, y pide: trámites, justificaciones y recalificaciones. |
Una persona puede tener varios papeles a la vez. Es lo normal: un docente que además coordina una carrera lleva los dos.
De qué es cada quien
Un papel responde a qué hace. El alcance responde a de qué, y no todos lo llevan:
| Papel | Alcance |
|---|---|
| Administrador, rector, vicerrector | Ninguno. Responden por el instituto entero. |
| Coordinador académico, secretaría académica | Una carrera, o todas. |
| Líder de área | Un área, y hay que decir cuál. |
| Líder de materia | Una materia, y hay que decir cuál. |
| Docente, estudiante | El suyo propio: sus cursos, su matrícula. |
Tres cosas que conviene entender de esta tabla:
- Al rector no se le pone carrera. No lo limitaría de una forma que alguien haya pedido: le quitaría de la vista justo lo que le toca responder. El sistema no lo acepta.
- Al docente tampoco, pero por la razón contraria: su alcance ya se lo dan sus cursos, y escribirlo dos veces es arriesgarse a que las dos versiones no coincidan.
- Al líder de área hay que decirle de qué área, y al de materia de qué materia. Sin eso serían un administrador con otro nombre.
- El líder de materia aprueba solo lo de su materia. Ve las carreras donde se dicta, pero un PEA o un sílabo de otra asignatura de la misma carrera no es suyo, y el sistema no le deja aprobarlo.
Las áreas
Un área de conocimiento es un grupo de carreras afines, y existe para una cosa: ser el alcance del líder de área. Lo que ese líder puede ver y aprobar son las carreras que estén dentro.
Se gestionan en Seguridad → Áreas: crear una, ponerle las carreras que agrupa, renombrarla o retirarla.
- Un área vacía no le da alcance a nadie. El listado avisa de cuáles lo están.
- Una carrera pertenece a un área como mucho, así que ponerla en una la saca de donde estuviera — y eso cambia lo que ve el líder de la otra. La pantalla te lo dice antes de guardar.
- No se retira un área que todavía le da alcance a alguien. Dejaría a su líder con el papel puesto y sin nada dentro, que es peor que no tenerlo.
Añadir una carrera a un área no obliga a repasar a nadie: los líderes de esa área la ven desde ese momento.
Quién abre y quién cierra
Cada proceso del instituto empieza y termina con un acto, con su responsable y su fecha. Estos son los cierres que más se preguntan:
| Lo que se cierra | Quién |
|---|---|
| El periodo | Rector |
| El acta de un curso | Secretaría académica |
| Rectificar un acta ya cerrada | Rector o vicerrector |
| El paralelo | Coordinador académico o secretaría académica |
| La convocatoria de admisión | Rector |
| La titulación (aprobada o reprobada) | Rector o vicerrector |
| El PEA (pasa a histórico) | Vicerrector |
| El sílabo | Líder de área, líder de materia o vicerrector |
| La carrera | Rector |
| El ajuste curricular | Vicerrector o rector |
Lo cerrado no se edita. Si hay que corregir un acta, se rectifica: es otro acto, con su propio permiso y su propio rastro, y queda constancia de quién lo hizo y por qué. Corregir a escondidas y corregir dejando constancia se parecen mucho el día que se hacen, y nada el día que alguien pregunta.
Además, cerrar exige que lo de dentro esté cerrado: no se cierra un periodo con actas abiertas, ni un paralelo con cursos activos, ni una convocatoria con aspirantes sin respuesta. Cuando falta algo, el sistema te dice qué falta y cuántos, no un «no se pudo» a secas.
Dar un papel a alguien
En Seguridad → Usuarios, al invitar a una persona o al editarla. Marcas los papeles que le tocan y, donde haga falta, eliges la carrera o el área.
El selector de alcance solo aparece donde significa algo. Si un papel no lo lleva, verás en su lugar por qué: responde por todo el instituto o sus cursos y su matrícula.
Dar de alta a alguien es invitarlo: se le crea el usuario con sus papeles y entra por VanyCorp con la identidad que ya tiene. Aquí no se reparten contraseñas. Mientras no haya entrado por primera vez, su cuenta aparece como invitada: está bien, no está rota.
El soporte de VanyCorp
Cuando alguien de VanyCorp entra a tu instituto para ayudarte, lo hace en modo soporte, y tú lo ves: su entrada queda en tu auditoría, y en la barra de arriba de su pantalla dice en qué instituto está.
Lo que ve sin pedirte nada: la configuración, las personas y sus papeles, y el estado de cada proceso (si el periodo está abierto, si el acta se cerró). Lo que no ve: los expedientes —notas, matrículas, trámites, asistencia, la carpeta de un docente—.
Si para resolver algo necesita mirar un expediente, quien administra tu instituto se lo abre desde Seguridad → Usuarios, en la tarjeta Soporte de VanyCorp: por un plazo (de 2 horas a 3 días) y con un motivo escrito. Puedes cerrarlo antes. Y todo lo que mire mientras dura queda anotado en tu auditoría, lectura por lectura: la autorización se dio para mirar, y qué se miró es exactamente lo que querrás saber después.
VanyCorp no puede abrirse los expedientes a sí mismo. Sería pedirle permiso al espejo.
Si algo no sale
- **«Este paso lo da fulano, y ese papel no es el tuyo»**: el proceso existe y va bien, pero ese acto le toca a otro. El mensaje dice a quién.
- «Dile de qué área es»: estás dando el papel de líder de área sin elegir área. Si todavía no hay ninguna, créala en Seguridad → Áreas.
- **«Fulano responde por el instituto entero: no se le pone carrera ni área»**: ese papel no se acota. Quítale la carrera y guarda.
- No veo una carrera que sé que existe: probablemente tu papel está acotado a otra. Quien administra puede ampliarte el alcance o darte el papel sin acotar.
- Soy líder de área y no veo nada: tu área no agrupa ninguna carrera todavía. Se arregla en Seguridad → Áreas.
- «Esa asignatura no es la que lideras»: eres líder de materia y ese PEA o sílabo es de otra asignatura. Lo aprueba el coordinador, el área o el vicerrectorado.
- Soy de VanyCorp y no veo expedientes: es lo previsto. Pídele a quien administra el instituto que te los abra por el tiempo que haga falta.